Slik gjør du nettbestilling enklere for fysioterapeuter

Tilpass booking til fysioterapiens behov

Start med å definere behandlingstypene som passer for fysioterapipraksisen din. For eksempel kan du lage egne tjenester som «førstegangskonsultasjon» og «oppfølgingstime», hver med riktig varighet og pris. Dette gir kundene et klart valg og gjør det enklere å planlegge dagen din. I Agendessa kan du enkelt tilpasse disse detaljene i tjenestemenyen slik at nettbestillingen reflekterer dine faktiske tilbud.

Angi tilgjengeligheten til hver fysioterapeut tydelig i kalenderen. Sett opp individuelle arbeidstider og sørg for at pausene og behandlingstidene mellom kundene er inkludert. Dette forhindrer dobbeltbooking og gir teamet tid til å forberede neste kunde. Tenk deg en klient som bestiller en oppfølgingstime til lørdag klokka ti, nettbestillingen viser da kun ledige timer for terapeuter som faktisk kan ta imot på det tidspunktet.

Legg inn nødvendig behandlingstid og eventuelle pauser i kalenderen for å holde oversikten realistisk. En fysioterapeut i Trondheim kan for eksempel sette av 60 minutter til førstegangskonsultasjon og 30 minutter til oppfølging. Da vil nettbestillingen automatisk vise tilgjengelige tider basert på disse intervallene, noe som gir både deg og kundene en smidigere opplevelse.

• Definer behandlingstyper med riktig varighet og pris
• Sett individuelle arbeidstider for hvert teammedlem
• Legg inn pauser og behandlingstid i kalenderen
• Sørg for at nettbestillingen viser realistiske tider

Gjør siden enkel og intuitiv for kundene

Tilby en tydelig bookingknapp på nettsiden og sosiale medier som leder direkte til bestillingssiden. For eksempel kan du ha en 'Book time'-knapp på Facebook og Instagram som åpner bestillingssiden i et nytt vindu. Dette sikrer at kundene kommer rett til oversikt over tilgjengelige tjenester og tider, uten å måtte lete.

Bruk en steg-for-steg-prosess der kunden først velger tjeneste, deretter terapeut og til slutt tidspunkt. Unngå å vise alle valgmuligheter samtidig, da dette kan gjøre siden forvirrende. Skjul tjenester eller terapeuter som ikke har ledige timer akkurat nå, slik at kunden kun ser relevante valg.

Forestill deg en klient som ønsker en fysioterapitime lørdag kl. 10:00. Via en tydelig knapp på praksisens Facebook-side kommer klienten til en oversikt hvor først tjenesten 'mannuell terapi' velges, deretter en av de tilgjengelige terapeutene, før tidspunktet bekreftes. Agendessa kan støtte dette ved å tilpasse bookingprosessen dynamisk etter teamets timeplan.

• Ha en synlig og tydelig bookingknapp på alle kanaler
• Vis bare tilgjengelige tjenester og terapeuter i bookingvinduet
• Bruk en enkel steg-for-steg bookingprosess som kunden kan følge
• Test bookingflyten selv for å sikre at den er intuitiv og rask

Bruk bekreftelser og påminnelser for færre uteblivelser

Send automatiske bekreftelser på e-post eller SMS umiddelbart etter at kunden har bestilt time. Dette gir en tydelig bekreftelse på tid, sted og behandlingstype. For eksempel, forestill deg en kunde som bestiller fysioterapi for ryggbehandling på mandag klokken 14:00. En automatisk melding bekrefter avtalen og minsker risikoen for misforståelser.

Dagen før avtalen kan du sende en påminnelse via SMS eller WhatsApp. Dette hjelper kunden å huske timen og gir mulighet til å melde fra ved behov for endring. I Trondheim kan et fysioterapiteam for eksempel bruke denne rutinen for å redusere antall siste-liten-avbestillinger.

Gi kundene mulighet til å endre eller avbestille timer selv gjennom nettbestillingen, med klare regler for tidsfrister. Dette gjør det enkelt for kunden å tilpasse sine behov og for deg å holde oversikt. I Stavanger sender et team ut SMS-påminnelser som også gir denne funksjonen, noe som bidrar til mer effektiv timehåndtering.

• Automatiser bekreftelser umiddelbart etter booking
• Send påminnelser dagen før timen
• Tilby enkel selvbetjening for endring eller avbestilling

Tilpass bestillingsregler etter praksisens behov

Sett klare grenser for når kundene kan bestille timer på nett. For eksempel kan du velge at bestillinger må gjøres minst 24 timer i forveien, eller at det ikke er mulig å booke mer enn 30 dager frem i tid. Dette gir teamet bedre tid til planlegging og reduserer sjansen for at kunder bestiller og avbestiller i siste liten.

Vurder å kreve depositum eller forhåndsbetaling ved bestemte behandlinger, som sportsfysioterapi eller spesialiserte terapitimer. Forestill deg en klient som booker en time for en grundig fysioterapivurdering lørdag kl. 10.00. Depositum sikrer at timen ikke blir stående ubesatt ved avbestilling i siste øyeblikk, og dette kan settes opp i bestillingssystemet for de aktuelle tjenestene.

Begrens også antall samtidige bestillinger per kunde for å unngå overbooking og misbruk. En klient kan for eksempel ikke ha mer enn én aktiv timebestilling samtidig. Dette gjør det enklere å holde oversikt og sørger for at teamets kapasitet utnyttes realistisk. Slike regler kan du enkelt justere i bookingplattformens innstillinger i løpet av få minutter.

• Sett minimums- og maksimumsperiode for nettbestillinger
• Aktiver depositum eller forhåndsbetaling for utvalgte behandlinger
• Begrens antall aktive bestillinger per kunde

Integrer nettbestillingen med kalender og teamets arbeidstider

For å unngå dobbeltbookinger og feil i timeplanen, er det viktig at nettbestillingen er koblet direkte til kalenderen der teamets arbeidstider administreres. Registrer alle fysioterapeuters ulike arbeidstider og fridager i systemet, slik at kunder kun ser tilgjengelige timer. Dette gjør det enklere for deg å holde oversikt og gir en ryddig bookingprosess.

Tenk deg en kunde som ønsker å bestille en massasje på en lørdag kl. 14.00. Hvis en fysioterapeut i Trondheim har satt seg som utilgjengelig denne dagen, vil nettbestillingen automatisk fjerne denne timen fra mulige valg. Slike automatiske oppdateringer sikrer at kunden kun kan velge gyldige tider, noe som sparer både deg og kunden for unødvendige avklaringer.

Bruk av funksjoner som venteliste kan være nyttig for å fylle opp avlyste timer raskt. Når en time blir kansellert, varsles ventelistekunder om tilgjengeligheten. Agendessa tilbyr en slik løsning som integrerer nettbestilling med kalenderen, og gjør det enkelt å holde oversikt over ledige tider og teamets tilgjengelighet i sanntid.

• Legg inn alle teammedlemmers arbeidstider og fridager i kalenderen
• Koble nettbestillingen direkte til kalenderen for sanntidsoppdatering
• Aktiver ventelistefunksjon for raskt å fylle avlyste timer
• Informer teamet om eventuelle endringer i arbeidstid som påvirker booking
• Test nettbestillingen jevnlig for å sikre at kun ledige tider vises

Gjør det enkelt å bytte eller avbestille time

Gi kundene muligheten til å endre eller avbestille timer på egenhånd ved å sende en lenke sammen med bekreftelses- eller påminnelsesmeldinger. Dette sparer tid for teamet og reduserer telefonhenvendelser. For eksempel kan du inkludere en unik lenke i SMS-påminnelsen som leder kunden direkte til deres booking, der de kan foreta ønskede endringer raskt og trygt.

Sett klare regler for avbestillingsfrist som kundene må godta når de bestiller time. Det kan være 24 eller 48 timer, avhengig av praksisens behov. Regelen bør tydelig vises i bookingprosessen og i bekreftelsesmeldinger. Dette sikrer forutsigbarhet for teamets planlegging og reduserer risikoen for tapte timer på grunn av sene avbestillinger.

Bruk automatiske varsler til teamet når en time endres eller kanselleres. Dette kan for eksempel være en e-post eller notifikasjon i kalenderen. Forestill deg en klient i Bergen som har bestilt en oppfølgingstime for fysioterapi på lørdag klokken 10. Kvelden før avbestiller klienten timen via en lenke i SMS-påminnelsen. Teamet mottar umiddelbart beskjed og kan tilby tiden til en annen kunde.

• Send lenke for endring/avbestilling i bekreftelse og påminnelse
• Definer og vis avbestillingsfrist i bookingprosessen
• Automatiser varsler til teamet ved timeendringer
• Tilpass avbestillingsregler etter praksisens behov

Ofte stilte spørsmål

← Alle artikler