Forebygg avbestillinger med automatiserte påminnelser for osteopati

Hvorfor påminnelser er viktige i osteopati

Klienter hos osteopater har ofte lengre intervaller mellom behandlingene, noe som gjør at timer kan glemmes, særlig i byer som Oslo og Bergen hvor hverdagen er travel. Forestill deg en klient som bestiller en time for nakkejustering på en onsdag klokken 14.00, men glemmer den på grunn av flere uker uten kontakt. En påminnelse kan redusere slike tilfeller.

Avbestillinger uten varsel skaper uventede hull i timeplanen, som kan være vanskelig å fylle igjen på kort varsel. Dette fører til tapt inntekt og ineffektiv utnyttelse av teamets arbeidstid. Ved å sende automatiserte påminnelser minsker du risikoen for at klienter glemmer eller overser timen, og samtidig får du muligheten til å fylle ledige timer raskere.

Påminnelser øker sjansen for at klientene møter opp som avtalt. Dette gir bedre flyt og utnyttelse av klinikkens kapasitet, samt mindre stress for teamet. Du kan enkelt sette opp en rutine for å sende en SMS eller e-post dagen før timen, og eventuelt en ekstra påminnelse noen timer i forkant, slik at klientene får flere sjanser til å huske bestillingen.

• Send første påminnelse 24 timer før timen
• Bruk en kort og tydelig melding med tid og type behandling
• Vurder en ekstra påminnelse noen timer før timen
• Oppfordre til rask melding ved behov for avbestilling
• Hold oversikt over hvilke klienter som responderer på påminnelsene

Hvordan automatiserte påminnelser fungerer

Systemet sender automatiserte påminnelser via SMS eller e-post til klientene dine, for eksempel 24 timer før en osteopati-time. Dette gir klienten tid til å planlegge og eventuelt huske timen, noe som reduserer risikoen for at de glemmer den. Du kan sette opp varsler til å sendes ut på et tidspunkt som passer din klinikk best.

Påminnelsene inneholder alltid viktig informasjon som tid, sted og eventuelle forberedelser klienten må gjøre før timen. For eksempel kan du be klienten om å ha på lett og behagelig tøy hvis det er nødvendig for en kiropraktisk behandling. En tydelig beskrivelse i påminnelsen bidrar til at klienten møter godt forberedt og fornøyd.

Forestill deg en klient som bestiller en behandling for ryggsmerter lørdag klokken 10.00. 24 timer før sender systemet en SMS med tid, adresse og en lenke for å bekrefte eller avbestille. Klienten kan enkelt trykke på lenken for å gi beskjed, og du får umiddelbar oversikt over status. Dette gjør det lettere å fylle ledige timer raskt.

Du kan enkelt starte med automatiserte påminnelser ved å bruke en løsning som Agendessa, hvor du kan tilpasse tidspunkt og kanal for varsler. Sett opp påminnelsene slik at de sendes ut til alle nye og eksisterende klienter automatisk. Slik får du mer kontroll over timeboken og bedre utnyttelse av ressursene.

Tilpass påminnelser til osteopat- og kiropraktortimer

Juster tidspunktet for når påminnelsen sendes ut ut fra behandlingens art og klientens behov. For eksempel kan en klient som bestiller en kiropraktortime på en fredag klokken 14, ha nytte av en påminnelse to dager før, slik at det er tid til å avbestille eller omberamme. I Stavanger er det vanlig at klienter setter pris på tidlig varsel for å planlegge transport og hvile før behandlingen.

Legg inn spesifikke beskjeder i påminnelsen om hva klienten bør ta med eller unngå før timen. Dette kan være å ikke spise tung mat, unngå trening eller å ha med relevant medisinsk dokumentasjon. En slik melding kan forhindre misforståelser og sikre at timen blir mest mulig effektiv og trygg. Du kan enkelt legge til dette i påminnelsesteksten via systemet du bruker.

Bruk fagspesifikke felter i kundekortet for å skreddersy kommunikasjonen til hver enkelt klient. For eksempel kan du notere eventuelle kontraindikasjoner eller tidligere behandlinger som påvirker forberedelsene. Når du sender påminnelser, kan disse dataene hentes automatisk for å gi en mer personlig og relevant melding. Agendessa tilbyr mulighet for slike tilpasninger, noe som sikrer at kommunikasjonen støtter trygg behandling.

• Velg riktig tidspunkt for påminnelsen basert på behandlingstype
• Inkluder klare og konkrete forberedelsesråd i meldingen
• Oppdater kundekort med relevante helseopplysninger for tilpasning

Praktiske eksempler på forebygging av avbestillinger

Forestill deg en klient som bestiller time for en kiropraktisk justering lørdag klokken 14.00. Dagen før mottar klienten en automatisk påminnelse via SMS eller e-post, med mulighet til å bekrefte eller endre timen. Denne bekreftelsen gir deg trygghet om fremmøte og reduserer sjansen for at timen blir glemt.

Si at en klient må avbestille timen sin tirsdag klokken 10.00 i Trondheim. Umiddelbart etter avbestillingen får du en varsling på telefon eller i planleggingssystemet. Du kan da raskt tilby denne tiden til en annen klient som står på venteliste, og dermed unngå tomme timer og tap av inntekt.

Ditt team sparer verdifull tid ved å slippe manuell oppfølging av alle kunder på telefon. I stedet kan de bruke tiden på behandling og pasientkontakt. Innfør rutiner der teamet regelmessig sjekker påminnelsesstatus og avbestillinger i systemet for å sikre at ingen muligheter går tapt.

• Sett opp automatiserte påminnelser som sendes ut 24 timer før timen.
• Legg til bekreftelsesvalg i påminnelsen for å få rask respons.
• Opprett en venteliste for rask tildeling av ledige timer.
• Sjekk daglig påminnelsesstatus og avbestillinger i bookingsystemet.

Integrer påminnelser med online booking

Forestill deg en klient i Trondheim som bestiller en kiropraktortime for fredag klokken 14.00 via klinikkens nettbaserte booking. Systemet viser kun ledige timer, og når bestillingen bekreftes, settes en automatisk påminnelse til å sendes ut 24 timer før timen. Dette forhindrer at klienten glemmer avtalen og reduserer risikoen for avbestilling i siste liten.

For å integrere påminnelser med online booking kan du begynne med å sette opp klare regler for når påminnelser skal sendes, for eksempel én dag før og en time før timen. Sørg for at påminnelsene inneholder både tid, sted og eventuelle forberedelser. Dette gjør det enkelt for både klienter og team å følge med på timeplanen uten ekstra manuelt arbeid.

Automatisering sikrer også at ved eventuelle endringer eller avbestillinger oppdateres kalenderen umiddelbart, og at påminnelsene justeres deretter. Det betyr at teamet slipper å bruke tid på å kontakte klienter manuelt, og at klinikkens kapasitet utnyttes effektivt. Slik får du en sømløs flyt fra booking til gjennomført time.

• Sett opp påminnelser til å sendes ut på faste tidspunkter før timen
• Inkluder alltid nødvendig informasjon i påminnelsen for å unngå spørsmål
• Automatiser oppdateringer ved endring eller avbestilling for å holde kalenderen korrekt

Kom i gang med automatiserte påminnelser i din klinikk

Opprett en konto i Agendessa uten behov for kortinformasjon. Velg osteopati eller kiropraktikk som bransje for at tjenestene, feltene i kunderegistret og ordlyden skal tilpasses ditt fagområde. Dette gir deg en skreddersydd start, slik at du enkelt kan legge til dine spesifikke behandlinger og tilpasse dem etter dine behov.

Legg inn teamets arbeidstider og tilgjengelige tjenester i kalenderen. Aktiver automatiserte påminnelser i dashboardet. For eksempel, tenk deg en kunde som bestiller time for en kiropraktisk behandling klokken 14:00 på en torsdag. Kunden vil automatisk få en påminnelse dagen før, noe som reduserer risikoen for at timen blir glemt eller avbestilt i siste liten.

Bruk rapportene i bookingsystemet ditt for å følge med på effekten av påminnelsene over tid. Du kan se hvordan antall avbestillinger endrer seg, og justere påminnelsene ved behov. Dette gir deg kontroll og innsikt i hvordan du kan redusere tomme timer i klinikken og gi en bedre opplevelse for både teamet og kundene dine.

• Opprett konto uten kort
• Velg osteopati eller kiropraktikk som bransje
• Legg inn tjenester, team og åpningstider
• Aktiver automatiserte påminnelser i dashboardet
• Følg opp med rapporter over avbestillinger

Ofte stilte spørsmål

← Alle artikler