Mutarea de la Fresha sau Booksy fără să pierzi clientele

Începe cu o curățenie înainte de mutare

Cel mai bun moment să schimbi sistemul de programări nu este într-o sâmbătă plină, cu cliente la culoare, colege care întreabă de formule și telefonul care sună. Începe cu câteva zile înainte, în liniște, ca și cum ai pregăti salonul pentru inventar.

Înainte să exporți ceva, uită-te la lista de servicii. De multe ori, după câțiva ani, apar servicii dublate, denumiri vechi sau prețuri care nu mai sunt folosite. Poate ai „Manichiură semi”, „Semi permanent” și „Ojă semi” pentru același lucru. Dacă le muți așa, vei duce dezordinea mai departe.

La fel și la cliente. Nu trebuie să ștergi istoricul, dar e bine să știi ce vrei să păstrezi: nume, telefon, email, preferințe, alergii, observații, formule de culoare, pachete sau solduri, dacă le ai notate. Scopul nu este să faci totul perfect, ci să nu intri în noul sistem cu haos vechi.

• Fă o listă cu serviciile active, cu durată și preț în lei.
• Notează ce câmpuri sunt importante pentru fișa clientei, nu doar numele și telefonul.
• Marchează serviciile vechi pe care nu le mai folosești.
• Alege o zi de schimbare cu trafic mai mic în salon.

Exportă clientele și serviciile din sistemul vechi

În majoritatea sistemelor, exportul se caută în lista de cliente, în setări, în zona de administrare sau în rapoarte. Uneori fișierul se descarcă direct în format Excel sau CSV. Alteori trebuie să ceri ajutorul echipei de suport a sistemului pe care îl folosești. Nu presupune că trebuie să refaci totul manual până nu întrebi.

Când ceri exportul, fii precisă. Nu cere doar „datele”. Cere lista de cliente, lista de servicii, echipa și, dacă este posibil, programările viitoare. Pentru salon, acestea sunt cele patru lucruri care țin agenda în picioare. Istoricul complet poate fi util, dar programările următoare sunt urgente.

Opțiunile de export diferă de la un program la altul și se pot schimba. Verifică în contul tău ce poți descărca, citește instrucțiunile programului sau scrie la suportul lor. Fiecare salon are setări diferite, iar unele conturi pot avea câmpuri personalizate sau date salvate altfel.

• Exportă clientele cu nume, telefon, email și observații, dacă există.
• Exportă serviciile cu categorie, durată, preț și colega care le poate face.
• Exportă echipa și programările viitoare, dacă sunt disponibile.
• Păstrează fișierele originale într-un dosar separat, nemodificate.

Verifică fișierul înainte să îl imporți

Un fișier exportat nu trebuie importat pe nevăzute. Deschide-l și uită-te la primele rânduri. Vezi dacă telefoanele sunt într-o singură coloană, dacă numele și prenumele sunt despărțite sau împreună, dacă prețurile sunt în lei și dacă duratele sunt clare. O mică verificare acum te poate scuti de zeci de corecturi după.

Ai grijă la telefoane. În România, unele numere apar cu 07, altele cu +40, iar unele pot avea spații sau puncte. Nu este o tragedie, dar e bine să fie cât mai consecvente. Dacă sistemul nou verifică dublurile după numărul de telefon, un format curat ajută mult.

La servicii, verifică denumirile pe care le vor vedea clientele în linkul de programare. O denumire internă, de tip „Balayage L M 2”, poate avea sens pentru echipă, dar o clientă nouă nu știe ce înseamnă. Scrie clar, de exemplu „Balayage păr mediu”, cu durată și preț.

• Șterge rândurile goale și serviciile pe care nu le mai oferi.
• Uniformizează telefoanele cât poți, fără să pierzi informații.
• Verifică diacriticele în nume și servicii.
• Separă observațiile importante, cum ar fi alergiile, de notițele generale.

Importul în noul sistem

Când imporți datele, mergi pe pași. Întâi serviciile, apoi echipa, apoi clientele și la final programările viitoare. Așa poți lega corect o programare de serviciul potrivit și de colega potrivită. Dacă începi cu programările fără să existe serviciile, riști să faci multă muncă manuală.

În Agendessa, poți importa cliente, servicii, echipă și programări viitoare din Fresha, Booksy, Evo, MERO, Treatwell, Phorest sau Excel/CSV. Coloanele sunt recunoscute, verifici înainte de salvare, iar dublurile sunt sărite după numărul de telefon. Dacă nu vrei să te ocupi tu, poți trimite fișierul, iar echipa Agendessa îl importă gratuit.

Chiar dacă folosești alt sistem, caută aceeași logică: previzualizare înainte de import, potrivirea coloanelor și verificarea dublurilor. Nu te grăbi să apeși „salvează” până nu vezi că numele, telefoanele, serviciile și datele apar unde trebuie. O importare bună este una pe care o poți explica ușor unei colege de la recepție.

• Importă întâi un fișier mic de test, dacă ai opțiunea.
• Verifică 10 cliente la întâmplare după import.
• Verifică serviciile cele mai folosite, nu doar lista completă.
• Caută dubluri după telefon și după nume asemănător.

Programările viitoare sunt partea sensibilă

Clientele nu simt schimbarea sistemului dacă programarea lor rămâne corectă. De aceea, programările viitoare merită tratate separat. Fă o listă cu următoarele două, trei săptămâni și verifică manual zilele aglomerate. Dacă ai o sâmbătă cu patru colege, două mirese și o clientă la decolorat, nu te baza doar pe import.

Uită-te la durata programărilor, la colega aleasă și la observații. O programare de culoare fără timp de procesare poate strica toată ziua. O clientă cu alergie, trecută doar într-o notiță veche, trebuie marcată vizibil în fișă sau în calendar, dacă noul sistem permite.

După import, ține vechiul sistem doar pentru verificare, o perioadă scurtă, dacă ai acces. Nu mai accepta programări noi în două locuri în același timp. Asta este una dintre cele mai frecvente surse de suprapuneri: colega notează în sistemul vechi, tu confirmi în cel nou, iar sâmbătă apar două cliente la aceeași oră.

• Alege un moment de tăiere: de atunci, toate programările noi intră doar în noul sistem.
• Compară zi cu zi prima săptămână după mutare.
• Verifică programările lungi, cum ar fi culoare, extensii sau tratamente complexe.
• Notează manual cazurile speciale, cum ar fi clientele care au plătit avans.

Anunță clientele fără să le sperii

Clientele nu au nevoie de un mesaj lung despre schimbarea sistemului. Au nevoie să știe unde se programează de acum, ce se întâmplă cu programările deja făcute și pe cine contactează dacă au o întrebare. Tonul trebuie să fie calm, ca atunci când le spui că ai schimbat gama de produse sau că ai mutat recepția.

Trimite mesajul după ce ai verificat programările viitoare, nu înainte. Dacă o clientă apasă pe noul link de programare și vede servicii incomplete sau ore greșite, își pierde încrederea. Mai bine anunți cu o zi mai târziu, dar totul este clar.

Poți trimite mesajul prin WhatsApp, email și rețele sociale și îl poți pune în descrierea de Instagram, pe Facebook și pe profilul Google. Dacă ai un site, schimbă butonul vechi cu noul link de programare. Verifică și codurile QR tipărite la recepție sau pe cărți de vizită, dacă le folosești.

• Exemplu: „Bună, de azi programările la salon se fac aici: [link]. Programările deja confirmate rămân valabile. Dacă ai întrebări, ne scrii aici.”
• Pune linkul nou în bio pe Instagram și pe pagina de Facebook.
• Roagă echipa să trimită același mesaj, nu variante diferite.
• Ține vechiul link ascuns sau scos din locurile publice, ca să nu se mai creeze confuzie.

Plan calm pentru ziua schimbării

Ziua schimbării trebuie să fie plictisitoare, în sensul bun. Nu alege cea mai plină zi din lună. Alege o zi în care poți sta 30 de minute cu o cafea și agenda deschisă, fără să ai trei cliente care așteaptă la spălător.

Dimineața, verifică programările zilei în noul sistem și compară-le cu lista exportată sau cu sistemul vechi, dacă încă îl poți consulta. Spune echipei că orice programare nouă se pune doar în noul calendar. Dacă sună o clientă, colega trebuie să știe unde se uită, ce link trimite și ce spune despre schimbare.

În primele zile, notează orice problemă într-o listă simplă: clientă lipsă, telefon greșit, serviciu cu durată prea scurtă, colegă care nu apare la un serviciu. Rezolvă-le pe rând la final de zi. Nu încerca să corectezi totul între două tunsori. Dacă folosești Agendessa, contul se poate crea gratuit, fără card, iar serviciile și câmpurile din fișa clientei sunt adaptate meseriei alese, apoi le ajustezi tu.

• Cu o zi înainte: finalizează importul și verifică programările următoare.
• Dimineața: compară agenda zilei cu fișierul sau sistemul vechi.
• La recepție: folosește doar noul calendar pentru programări noi.
• La final de zi: corectează lista de probleme apărute.
• După o săptămână: verifică dacă toate linkurile publice duc la locul corect.

Întrebări frecvente

← Toate articolele