Przejście z Fresha lub Booksy bez utraty klientek

Zacznij od porządku w danych

Największy stres przy zmianie systemu zwykle nie dotyczy samego kliknięcia „importuj”. Chodzi o pytanie: czy wszystkie klientki, usługi i przyszłe wizyty będą na swoim miejscu? Dlatego zacznij nie od nowego panelu, ale od przeglądu tego, co masz dziś.

Wejdź do obecnego systemu, na przykład Fresha lub Booksy, i sprawdź listę klientek, listę usług, cennik, członków zespołu oraz przyszłe rezerwacje. Nie zakładaj, że wszystko jest aktualne. W wielu salonach po kilku latach działania są usługi, których już nikt nie wykonuje, stare ceny, podwójne profile klientek i nieaktualne numery telefonów.

Dobrze jest potraktować zmianę systemu jak porządki przed sezonem. Jeśli fryzjerka nie robi już trwałej, nie przenoś tej usługi. Jeśli stylistka paznokci zmieniła czas wykonania uzupełnienia żelu z 90 na 120 minut, popraw to przed importem lub od razu po nim. Dzięki temu nowy kalendarz nie zacznie pracy z błędami ze starego.

• Sprawdź, które usługi są nadal aktualne.
• Usuń lub oznacz stare pozycje, których nie chcesz już przyjmować online.
• Porównaj ceny z tym, co faktycznie mówisz klientkom przy kasie.
• Zwróć uwagę na duplikaty klientek, zwłaszcza te z różnymi numerami telefonu.
• Zapisz, które wizyty są już opłacone zaliczką lub pakietem.

Eksport klientów i usług

Dane najczęściej eksportuje się z listy klientek, ustawień, raportów albo sekcji usług w starym systemie. Nazwy tych miejsc mogą się różnić, więc nie warto tracić godziny na nerwowe szukanie. Jeśli nie widzisz eksportu, napisz do pomocy technicznej obecnego systemu i poproś o plik z klientkami, usługami, zespołem oraz przyszłymi wizytami, jeżeli jest taka możliwość.

Najwygodniejszy jest plik CSV lub Excel. Nie musi wyglądać idealnie. Ważne, żeby zawierał podstawowe kolumny: imię, nazwisko, telefon, e-mail, notatki, ewentualne zgody, tagi lub grupy klientek. Przy usługach przydadzą się nazwa, kategoria, czas trwania, cena i osoba, która wykonuje usługę. Przy przyszłych wizytach kluczowe są data, godzina, usługa, klientka i specjalistka.

Nie kopiuj ręcznie setek rekordów, jeśli można pobrać plik. Ręczne przepisywanie jest dobre tylko przy kilku wyjątkach. Przy większej bazie łatwo o literówkę w numerze telefonu, pomylenie usługi lub zgubienie notatki o alergii. A taka notatka może mieć znaczenie, gdy klientka wraca na koloryzację po kilku miesiącach.

• Poproś o osobne pliki dla klientek, usług, zespołu i przyszłych wizyt.
• Zachowaj oryginalne pliki bez zmian jako kopię bezpieczeństwa.
• Pracuj na kopii pliku, jeśli chcesz czyścić dane w Excelu.
• Nie usuwaj ważnych notatek medycznych, alergii ani informacji o zgodach.
• Zapisz datę eksportu, żeby wiedzieć, od którego momentu trzeba pilnować nowych rezerwacji.

Import bez bałaganu

Dobry import powinien pozwolić Ci sprawdzić dane przed zapisaniem. W Agendessa można importować klientów, usługi, zespół i przyszłe wizyty z Fresha, Booksy, Evo, MERO, Treatwell, Phorest albo z pliku Excel lub CSV. System rozpoznaje kolumny, pokazuje je do sprawdzenia, a duplikaty pomija według numeru telefonu. Możesz też wysłać plik zespołowi Agendessa, a import zostanie wykonany bezpłatnie.

Niezależnie od narzędzia nie importuj wszystkiego w pośpiechu między jedną klientką a drugą. Najpierw sprawdź kilka przykładowych rekordów. Czy numer telefonu trafił do telefonu, a nie do notatki? Czy cena usługi nie została odczytana jako czas? Czy „Manicure hybrydowy” jest w dobrej kategorii? Czy nazwiska członków zespołu zgadzają się z grafikiem?

Szczególną uwagę poświęć duplikatom. W salonie często jedna klientka ma profil „Kasia Nowak”, drugi „Katarzyna Nowak”, a trzeci bez nazwiska, tylko z numerem. Jeśli system rozpoznaje duplikaty po numerze telefonu, to bardzo pomaga. Ale i tak warto przejrzeć najważniejsze klientki, zwłaszcza te z pakietami, historią koloryzacji, zdjęciami przed i po albo ważnymi ostrzeżeniami.

• Zrób import próbny, jeśli masz taką możliwość.
• Sprawdź po kilka rekordów z każdej kategorii usług.
• Porównaj kilka przyszłych wizyt ze starym kalendarzem.
• Upewnij się, że członkowie zespołu mają poprawne godziny pracy.
• Po imporcie nie kasuj od razu plików źródłowych.

Przyszłe wizyty są najważniejsze

Baza klientek jest cenna, ale w dniu przejścia najbardziej bolą przyszłe wizyty. To one mają konkretne daty, godziny i osoby. Jeśli coś się przesunie, od razu czuje to recepcja, zespół i klientka, która przyszła na 10:00, a w nowym kalendarzu jej nie ma.

Najbezpieczniej ustalić moment graniczny. Na przykład: eksport robisz w poniedziałek wieczorem, a od wtorku rano nowe rezerwacje wpisujesz już tylko w nowym systemie. Jeżeli przez kilka dni musisz używać dwóch kalendarzy, prowadź prostą listę kontrolną. Każdą nową rezerwację, zmianę terminu i odwołanie zaznaczaj od razu w jednym miejscu.

Przy wizytach, które są blisko, sprawdzaj ręcznie. Koloryzacja w sobotę na trzy godziny, masaż dla stałej klientki z voucherem, pakiet stylizacji rzęs, wizyta z zaliczką. To nie są rekordy, które warto zostawić przypadkowi. Lepiej poświęcić godzinę na porównanie najbliższych dwóch tygodni, niż potem dzwonić z przeprosinami w środku dnia pracy.

• Porównaj najbliższe wizyty dzień po dniu.
• Sprawdź długie usługi, które blokują dużą część grafiku.
• Oznacz wizyty z zaliczką, pakietem lub voucherem.
• Ustal, kto odpowiada za przenoszenie zmian w okresie przejściowym.
• Nie przyjmuj rezerwacji równolegle w dwóch miejscach dłużej, niż to konieczne.

Powiedz klientkom, gdzie teraz rezerwować

Nawet najlepszy import nie wystarczy, jeśli klientki dalej klikają stary link. Komunikacja powinna być prosta i spokojna. Nie musisz tłumaczyć całej zmiany systemu. Klientkę interesuje głównie to, gdzie ma zarezerwować wizytę, czy jej obecny termin zostaje bez zmian i czy nadal może napisać lub zadzwonić.

Przygotuj krótką wiadomość do wysłania e-mailem, przez WhatsApp, Messenger, Instagram albo SMS, jeśli korzystasz z niego poza systemem. Napisz, że salon zmienia link do rezerwacji online, wszystkie umówione wizyty pozostają aktualne, a od teraz nowe terminy można wybierać pod nowym adresem. Jeśli masz kod QR w salonie, wydrukuj go i umieść przy recepcji, na lustrze lub przy stanowisku płatności.

Agendessa daje każdemu salonowi własną stronę rezerwacji z linkiem i kodem QR, a także przyciskiem rezerwacji do Instagrama, Facebooka i Google. Podobną zasadę warto zastosować w każdym systemie: jeden główny link, konsekwentnie podmieniony wszędzie. Bio na Instagramie, wyróżnione relacje, stopka e-maila, strona internetowa, wizytówka Google, automatyczna odpowiedź w wiadomościach. Im mniej miejsc do pomyłki, tym mniej telefonów z pytaniem „gdzie teraz mam się zapisać?”

• Wyślij krótką wiadomość do aktywnych klientek.
• Podmień link w bio na Instagramie i na Facebooku.
• Zaktualizuj przycisk rezerwacji w profilu Google, jeśli go używasz.
• Dodaj informację przy recepcji i przy kasie.
• Przez pierwsze dni przypominaj o nowym linku po każdej wizycie.

Plan na spokojny dzień przełączenia

Nie planuj przełączenia w najbardziej zapracowaną sobotę miesiąca. Wybierz dzień, w którym masz trochę oddechu. Dobrze sprawdza się wieczór po zamknięciu salonu albo dzień, w którym recepcja ma mniej telefonów. Celem nie jest szybkie kliknięcie, tylko spokojne sprawdzenie, że rano zespół wie, z czego korzystać.

Dzień wcześniej zrób kopię plików, potwierdź eksport, sprawdź import i przygotuj wiadomości do klientek. W sam dzień przełączenia zamknij możliwość przyjmowania nowych rezerwacji w starym miejscu, jeśli tak zdecydowałaś, i upewnij się, że nowy link jest aktywny. Potem przejrzyj kalendarz najbliższych dni z zespołem. Każda osoba powinna zobaczyć swój grafik, godziny pracy, przerwy i usługi, które wykonuje.

Warto też ustalić prostą zasadę na pierwsze 48 godzin. Jeśli ktoś zauważy brakującą wizytę, błędną cenę albo podwójny profil klientki, nie naprawia tego po cichu bez informowania reszty. Zapisuje problem na wspólnej liście i jedna osoba porządkuje dane. Dzięki temu recepcja nie poprawia tego samego co stylistka, a właścicielka ma kontrolę nad sytuacją.

• Wybierz spokojniejszy dzień, nie szczyt tygodnia.
• Przygotuj listę rzeczy do sprawdzenia przed otwarciem.
• Pokaż zespołowi, gdzie widzi swój grafik.
• Miej pod ręką pliki eksportu i dostęp do starego kalendarza na czas kontroli.
• Zapisuj błędy w jednym miejscu i poprawiaj je według priorytetu.

RODO i zaufanie klientek

Przy przenoszeniu danych pamiętaj, że baza klientek to dane osobowe. Są tam numery telefonów, adresy e-mail, historia wizyt, czasem notatki o alergiach, skórze, przeciwwskazaniach albo zdjęcia. W Polsce obowiązuje RODO, a organem nadzorczym jest UODO. Nie wysyłaj plików przypadkowymi kanałami i nie trzymaj ich potem na prywatnym pulpicie przez lata.

Ustal, kto ma dostęp do plików eksportu i kto odpowiada za import. Jeżeli przesyłasz dane do pomocy technicznej nowego systemu, używaj oficjalnego kanału kontaktu i upewnij się, że rozumiesz, co stanie się z plikiem po imporcie. Po zakończeniu przejścia usuń robocze kopie z miejsc, gdzie nie są już potrzebne.

Nie musisz straszyć klientek formalnościami. Wystarczy dbać o porządek. Gdy klientka pyta, czy jej wizyta nadal jest zapisana, odpowiedz konkretnie. Gdy pyta o swoje dane, potraktuj to poważnie. Zaufanie buduje się właśnie w takich małych sytuacjach: przy recepcji, przez telefon, w wiadomości po odwołanej wizycie.

• Ogranicz dostęp do plików tylko do osób, które ich potrzebują.
• Nie wysyłaj bazy klientek na prywatne skrzynki bez potrzeby.
• Usuń robocze kopie po zakończonym imporcie.
• Sprawdź, czy nowy system przechowuje dane na serwerach w Unii Europejskiej.
• Zachowaj szczególną ostrożność przy notatkach o zdrowiu i alergiach.

Najczęstsze pytania

← Wszystkie artykuły