Kundenkartei und DSGVO im Salon

Warum die Kundenkartei mehr ist als eine Notizsammlung

In vielen Salons ist die Kundenkartei das Gedächtnis des Geschäfts. Dort steht, welche Farbe bei einer Kundin gut funktioniert hat, ob sie empfindliche Kopfhaut hat, wann sie zuletzt zur Behandlung da war oder welche Wimpernlänge sie bevorzugt. Diese Informationen machen den nächsten Termin persönlicher und sicherer.

Gleichzeitig sind es personenbezogene Daten. In Deutschland gilt dafür die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO. Je nach Bundesland ist für die Aufsicht in der Regel die jeweilige Landesdatenschutzbehörde zuständig. Auf Bundesebene ist der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, BfDI, eine wichtige Anlaufstelle für allgemeine Informationen. Dieser Artikel gibt praktische Orientierung für Salons, ersetzt aber keine Rechtsberatung.

Wichtig ist ein einfacher Grundsatz: Sammeln Sie nur Daten, die Sie wirklich brauchen, erklären Sie, wofür, schützen Sie den Zugriff und löschen Sie Daten, wenn sie nicht mehr erforderlich sind.

Welche Daten sinnvoll sind

Eine Kundenkartei sollte nicht alles enthalten, was im Gespräch nebenbei erwähnt wird. Hilfreich sind Daten, die für den Termin, die Behandlung, die Abrechnung oder die Kommunikation nötig sind. Wenn eine Kundin erzählt, dass sie nächste Woche Geburtstag feiert, muss das nicht automatisch in die Kartei. Wenn sie dagegen eine Allergie gegen einen Inhaltsstoff nennt, kann diese Information für die sichere Behandlung sehr wichtig sein.

Prüfen Sie jede Datenart mit einer einfachen Frage: Brauchen wir diese Information für unseren Service oder für eine klare Absprache mit der Kundin? Wenn die Antwort nein ist, gehört sie meist nicht in die Kartei.

• Kontaktdaten: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gewünschter Kommunikationsweg.
• Termindaten: gebuchte Leistung, Datum, Uhrzeit, Mitarbeiterin, Terminnotizen.
• Behandlungsdaten: Farbrezeptur, verwendete Produkte, Hautreaktionen, Vorlieben.
• Abrechnungsdaten: Beleg, Zahlung, Gutschein, Paket oder Mitgliedschaft, soweit genutzt.
• Kommunikation: Einwilligungen, Erinnerungen, Stornierungen und wichtige Absprachen.

Allergien und Gesundheitsdaten brauchen besondere Sorgfalt

Allergien, Hauterkrankungen, Medikamentenhinweise, Schwangerschaft, Narben, Unverträglichkeiten oder Informationen über Impfungen bei der Tierpflege können besonders schützenswerte Daten sein. Die DSGVO nennt solche Angaben besondere Kategorien personenbezogener Daten. Für viele Salons sind sie im Alltag relevant, etwa bei Farbe, Haarentfernung mit Wachs, Massage, Kosmetik, Tattoo, medizinischer Ästhetik oder auch bei der Pflege von Haustieren.

Wenn Sie solche Daten dokumentieren, brauchen Sie in der Regel eine ausdrückliche Einwilligung der Kundin. Diese Einwilligung sollte nicht zwischen Tür und Angel erfolgen. Besser ist ein kurzer, klarer Text: Welche Gesundheitsdaten werden erfasst, wofür werden sie genutzt, wer im Salon kann sie sehen und dass die Einwilligung widerrufen werden kann. Die Kundin sollte aktiv zustimmen, zum Beispiel durch eine Unterschrift.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Eine Kundin reagiert nach einer Blondierung mit starkem Juckreiz. Für den nächsten Termin ist diese Information wichtig. Sie sollte aber nicht als lockere Notiz irgendwo im Kalender stehen, sondern kontrolliert in der Kundenkartei, mit klarer Einwilligung und mit Zugriff nur für Personen, die diese Information wirklich benötigen.

Einwilligungen und Formulare auf dem Tablet

Digitale Formulare können den Salonalltag ordentlicher machen. Statt Papierbögen in Ordnern zu suchen, unterschreibt die Kundin auf einem Tablet, und die Einwilligung wird in der Kartei abgelegt. Das ist besonders praktisch bei Allergiehinweisen, Beratungsbögen, Behandlungsaufklärungen, Fotoeinwilligungen oder Einverständnissen für bestimmte Nachrichten.

Wichtig ist, dass die Einwilligung freiwillig, verständlich und von anderen Themen getrennt ist. Eine Fotoeinwilligung sollte nicht in einem allgemeinen Behandlungsformular versteckt werden. Auch Marketingnachrichten, etwa per E-Mail oder WhatsApp, sollten separat erklärt werden. Die Kundin muss wissen, wozu sie Ja sagt.

In Agendessa können Formulare und Einwilligungen auf einem Tablet unterschrieben und in der Kundenakte gespeichert werden. Das ersetzt keine rechtliche Prüfung Ihrer Texte, hilft aber dabei, Einwilligungen nicht lose auf Papier zu verteilen.

• Schreiben Sie klar, wofür die Daten genutzt werden.
• Trennen Sie Gesundheitsdaten, Fotos und Marketingeinwilligungen.
• Speichern Sie Datum, Inhalt und Unterschrift der Einwilligung.
• Erklären Sie, dass ein Widerruf möglich ist.
• Nutzen Sie keine vorangekreuzten Kästchen.

Fotos nur mit klarem Zweck

Vorher-nachher-Fotos sind in Salons sehr nützlich. Eine Friseurin sieht beim nächsten Termin, wie die Balayage nach einigen Wochen herausgewachsen ist. Eine Kosmetikerin kann den Verlauf einer Hautbehandlung besser beurteilen. Eine Augenbrauenstylistin erkennt, welche Form zuletzt erarbeitet wurde.

Trotzdem sind Fotos personenbezogene Daten. Sobald eine Kundin erkennbar ist, brauchen Sie einen klaren Zweck und eine passende Rechtsgrundlage. Für interne Behandlungsdokumentation kann die Situation anders zu bewerten sein als für Instagram, Website oder Werbung. Für öffentliche Nutzung sollten Sie immer eine gesonderte Einwilligung einholen. Darin sollte stehen, wo das Foto erscheinen darf, zum Beispiel auf Instagram, auf der Website oder in gedrucktem Material.

Achten Sie auch auf Details. Ein Foto vom Hinterkopf kann weniger sensibel wirken, aber Tattoos, ein Gesicht im Spiegel, Schmuck oder besondere Merkmale können die Kundin trotzdem erkennbar machen. Wenn eine Kundin ihre Einwilligung widerruft, sollten Sie wissen, wo das Bild gespeichert oder veröffentlicht wurde, damit Sie angemessen reagieren können.

Zugriff im Team begrenzen

Nicht jede Mitarbeiterin braucht alle Informationen. Eine Rezeptionistin muss vielleicht Termine sehen und verschieben können. Eine Spezialistin braucht Behandlungsnotizen für ihre eigenen Kundinnen. Die Inhaberin braucht zusätzlich Auswertungen, Abrechnung und Teamverwaltung. Genau hier wird Datenschutz praktisch.

Arbeiten Sie mit Rollen und Berechtigungen. Je kleiner der Zugriff, desto geringer das Risiko. Das gilt besonders für Allergien, Gesundheitsdaten, Fotos und interne Notizen. Auf Papier ist das schwerer umzusetzen, weil ein Ordner im Pausenraum schnell von allen gelesen werden kann. Digitale Systeme können helfen, wenn sie Rollen sauber abbilden.

Agendessa bietet Rollen wie Inhaberin, Managerin, Rezeption und Spezialistin mit Berechtigungen. Eine Spezialistin kann darauf begrenzt werden, nur ihre eigene Agenda zu sehen. Allergien und Warnhinweise können in der Kalenderansicht sichtbar gemacht werden, damit beim Termin nichts übersehen wird.

• Vergeben Sie eigene Zugänge statt gemeinsam genutzter Passwörter.
• Entfernen Sie Zugriffe sofort, wenn eine Mitarbeiterin das Team verlässt.
• Sperren Sie Computer und Tablets, wenn niemand davor sitzt.
• Besprechen Sie Kundendaten nicht hörbar im Wartebereich.
• Dokumentieren Sie intern, wer welche Rolle im System hat.

Aufbewahrung, Löschung und Rechte der Kundin

Die DSGVO verlangt nicht, dass Sie alles sofort löschen. Sie verlangt aber, dass Daten nicht länger als nötig gespeichert werden. Ein Salon sollte deshalb festlegen, wie lange verschiedene Datenarten aufbewahrt werden. Terminhistorie und Belege können aus geschäftlichen Gründen länger nötig sein als eine alte Notiz zur Wunschfrisur. Gesundheitsbezogene Hinweise sollten regelmäßig geprüft werden: Ist diese Allergieinformation noch nötig oder ist sie veraltet und sollte gelöscht oder aktualisiert werden?

Kundinnen haben Rechte. Sie können Auskunft darüber verlangen, welche Daten gespeichert sind. Sie können Berichtigung verlangen, wenn etwas falsch ist. Sie können Löschung verlangen, wenn keine Pflicht oder kein berechtigter Grund zur weiteren Speicherung besteht. Sie können eine Einwilligung widerrufen, etwa für Fotos oder Marketingnachrichten. Außerdem können sie sich bei der zuständigen Landesdatenschutzbehörde beschweren.

Praktisch hilft ein kleiner Prozess. Legen Sie fest, wer im Salon Datenschutzanfragen annimmt, wie Sie die Identität der Kundin prüfen und wo Sie den Vorgang dokumentieren. Wenn eine Kundin am Samstag zwischen zwei Farbterminen fragt, ob alle ihre Fotos gelöscht werden können, sollte das Team nicht improvisieren müssen. Notieren Sie die Anfrage, prüfen Sie die Speicherorte und geben Sie innerhalb der gesetzlichen Fristen eine Antwort. Agendessa speichert Daten auf Servern in der Europäischen Union, was für deutsche Salons ein wichtiger Punkt bei der Auswahl von Software sein kann.

• Erstellen Sie eine einfache Löschroutine, zum Beispiel monatlich oder quartalsweise.
• Trennen Sie Datenarten: Termin, Behandlung, Einwilligung, Foto, Rechnung.
• Löschen Sie nicht blind, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen könnten.
• Halten Sie Widerrufe nachvollziehbar fest.
• Prüfen Sie alte Papierkarteien und digitale Altlisten regelmäßig.

Häufige Fragen

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