Von Fresha oder Booksy wechseln, ohne Kundinnen zu verlieren

Erst planen, dann wechseln

Viele Saloninhaberinnen schieben den Wechsel des Buchungssystems lange vor sich her. Verständlich. Im alten System stecken Kundendaten, Leistungen, Preise, Notizen und kommende Termine. Dazu kommt die Sorge, dass Kundinnen den neuen Buchungslink nicht finden oder am ersten Tag etwas durcheinandergerät.

Der wichtigste Gedanke ist: Wechseln Sie nicht nebenbei zwischen zwei Farbterminen. Behandeln Sie den Umstieg wie einen kleinen internen Projekttag. Nicht groß, nicht kompliziert, aber mit einer Liste. Dann wissen Sie, was vor dem Wechsel, am Wechseltermin und danach zu tun ist.

Legen Sie zuerst fest, wann das neue System aktiv genutzt werden soll. Gut geeignet ist ein ruhiger Wochentag, nicht der Samstag vor Weihnachten und nicht der erste Tag nach dem Urlaub. Planen Sie außerdem eine kurze Übergangszeit ein, in der Sie das alte System nur noch zur Kontrolle öffnen, neue Termine aber bereits im neuen Kalender führen.

• Wechseltermin festlegen, möglichst an einem ruhigen Tag
• Eine Person im Team bestimmen, die den Überblick behält
• Vorher entscheiden, ab wann neue Termine nur noch im neuen System eingetragen werden
• Altes System nach dem Wechsel nicht sofort gedanklich loslassen, sondern für Kontrollen bereithalten

Kundinnen und Leistungen sauber exportieren

Beginnen Sie mit den Stammdaten. Dazu gehören vor allem Kundinnen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Geburtstage, Notizen und wichtige Hinweise. Je nach Salon können auch Farbrezepturen, Allergien, Hautnotizen oder Tierdaten wichtig sein. Prüfen Sie in Ihrem bisherigen System die Kundenliste, die Einstellungen oder den Bereich für Datenexporte. Wenn Sie den Export nicht finden, fragen Sie den Support des bisherigen Anbieters.

Exportieren Sie auch Ihre Leistungen. Das sind nicht nur Namen wie Damenhaarschnitt oder Shellac. Wichtig sind Preise, Dauer, Kategorien und gegebenenfalls Hinweise. Ein klassisches Beispiel: Ansatzfarbe 60 Minuten, dazu Einwirkzeit, dazu Föhnen. Wenn solche Details fehlen, wirkt der neue Kalender später zwar voll, aber nicht realistisch.

Speichern Sie die Dateien an einem sicheren Ort und benennen Sie sie eindeutig, zum Beispiel kundinnen_export_maerz.csv oder leistungen_export_vor_umstieg.xlsx. Öffnen Sie die Dateien einmal und prüfen Sie grob, ob die Spalten lesbar sind. Sie müssen nicht jede Zeile perfekt machen. Aber Sie sollten sehen, ob Namen, Telefonnummern und Leistungen getrennt in eigenen Spalten stehen.

• Kundinnenliste exportieren
• Leistungen mit Preisen und Dauer exportieren
• Wenn möglich auch Teamdaten und zukünftige Termine sichern
• Dateien eindeutig benennen und sicher ablegen
• Nicht erst am Wechselmorgen exportieren

Daten vor dem Import prüfen

Ein Export ist selten perfekt. Das ist normal. In vielen Salons wurden Daten über Jahre eingetragen, mal ausführlich, mal schnell zwischen Telefon und Kundin an der Kasse. Vor dem Import lohnt sich deshalb ein kurzer Blick in die Datei.

Achten Sie besonders auf Telefonnummern. Wenn dieselbe Kundin einmal mit Leerzeichen, einmal mit Landesvorwahl und einmal ohne Null gespeichert ist, können Dubletten entstehen. Auch Namen können variieren, etwa Anna Müller und A. Mueller. Sie müssen nicht alle Fälle von Hand bereinigen. Aber bei Ihren wichtigsten Stammkundinnen lohnt sich ein Blick.

Trennen Sie Daten, die nicht zusammengehören. Eine Spalte mit dem Inhalt 0171 1234567, bitte immer Dienstag ist schwerer zu verarbeiten als eine Telefonnummernspalte und eine Notizspalte. Wenn Sie unsicher sind, lassen Sie die Datei lieber erst prüfen, statt lange daran herumzuformatieren. In Agendessa können Kundinnen, Leistungen, Team und zukünftige Termine aus Fresha, Booksy, Evo, MERO, Treatwell, Phorest oder Excel und CSV importiert werden. Die Spalten werden erkannt, Sie prüfen sie vor dem Speichern, Dubletten werden anhand der Telefonnummer übersprungen.

• Telefonnummern und E-Mail-Adressen stichprobenartig prüfen
• Wichtige Notizen nicht löschen, nur klarer zuordnen
• Leere oder doppelte Leistungskategorien bereinigen
• Preise und Dauer mit Ihrer aktuellen Preisliste vergleichen

Zukünftige Termine besonders ernst nehmen

Kundendaten sind wichtig, aber zukünftige Termine sind kritisch. Wenn hier etwas fehlt, merkt es die Kundin sofort. Eine Farbkundin steht um 10 Uhr im Salon, der Termin steht aber nicht im neuen Kalender. Oder eine Mitarbeiterin ist doppelt gebucht, weil ein alter Termin nicht übernommen wurde. Genau diese Situationen wollen Sie vermeiden.

Exportieren oder notieren Sie deshalb alle zukünftigen Termine. Dazu gehören Datum, Uhrzeit, Leistung, zuständige Mitarbeiterin, Kundin und gegebenenfalls besondere Hinweise. Bei längeren Behandlungen prüfen Sie, ob die Dauer stimmt. Ein Balayage-Termin braucht mehr Aufmerksamkeit als ein kurzer Augenbrauenservice.

Nach dem Import sollten Sie nicht nur die Gesamtzahl der Termine vergleichen. Schauen Sie konkret in die nächsten zwei bis vier Wochen. Prüfen Sie jeden Tag. Stimmen die Samstage? Sind Pausen sichtbar? Sind Urlaube, blockierte Zeiten und Räume berücksichtigt? Wenn Ihr Salon mit Ressourcen arbeitet, etwa Kosmetikraum, Liege, Nageltisch oder Grooming-Tisch, sollten auch diese Belegungen kontrolliert werden.

• Alle zukünftigen Termine aus dem alten System sichern
• Die nächsten Wochen Tag für Tag vergleichen
• Lange Behandlungen und Farbtermine besonders prüfen
• Urlaub, Pausen und blockierte Zeiten neu kontrollieren
• Ressourcen wie Räume oder Liegen nicht vergessen

Den neuen Buchungslink klar kommunizieren

Der häufigste Fehler beim Wechsel ist nicht der Import. Es ist die Kommunikation. Kundinnen buchen dort, wo sie den Link finden. Wenn auf Instagram noch der alte Link steht, auf Google ein anderer und in WhatsApp gar keiner, entstehen unnötige Fragen.

Aktualisieren Sie deshalb alle Stellen, an denen Kundinnen buchen oder Kontakt aufnehmen. Dazu gehören Instagram, Facebook, Google, Ihre Website, E-Mail-Signatur, WhatsApp-Infotext und gedruckte Hinweise im Salon. Wenn Sie QR-Codes verwenden, tauschen Sie diese rechtzeitig aus. Jede Seite sollte zur gleichen neuen Buchungsmöglichkeit führen.

Formulieren Sie die Information ruhig und kurz. Sie müssen den Wechsel nicht ausführlich erklären. Für Kundinnen zählt vor allem: Wo buche ich meinen nächsten Termin? Ein möglicher Text ist: Liebe Kundinnen, wir nutzen ab sofort einen neuen Buchungslink. Ihre bestehenden Termine bleiben bestehen. Neue Termine können Sie hier buchen: [Link]. Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie uns gern.

• Neuen Link auf Instagram, Facebook und Google eintragen
• Website und Buchungsbutton prüfen
• QR-Code an Rezeption, Spiegelplatz oder Kasse austauschen
• Stammkundinnen bei Bedarf per E-Mail oder WhatsApp informieren
• Team bitten, am Telefon denselben kurzen Satz zu verwenden

Ein ruhiger Plan für den Wechseltermin

Der Wechseltermin sollte kein Stresstest werden. Planen Sie ihn so, dass eine Person im Team morgens 30 bis 60 Minuten Zeit hat, ohne parallel Farbe anzumischen oder Laufkundschaft zu betreuen. Öffnen Sie den neuen Kalender, prüfen Sie den Tag und vergleichen Sie ihn mit Ihrer Sicherung aus dem alten System.

Tragen Sie ab diesem Zeitpunkt neue Termine nur noch an einer Stelle ein. Das ist wichtig. Wenn eine Mitarbeiterin noch im alten System bucht und eine andere schon im neuen, entstehen Lücken. Sagen Sie im Team klar: Ab heute gilt dieser Kalender. Das alte System ist nur noch zum Nachschauen da.

Legen Sie sich für den Tag eine kleine Checkliste an. Prüfen Sie morgens die heutigen Termine, mittags die kommenden Tage und abends die Onlinebuchung. Machen Sie eine Testbuchung, wenn das sinnvoll ist. Nicht um den Kalender zu füllen, sondern um zu sehen, ob Bestätigung, Uhrzeit, Leistung und Link so wirken, wie Sie es möchten.

• Morgens den Tageskalender prüfen
• Neue Termine nur noch im neuen System eintragen
• Altes System nur zur Kontrolle nutzen
• Team kurz einweisen, auch Teilzeitkräfte
• Am Ende des Tages offene Fragen sammeln

Nach dem Wechsel dranbleiben

Ein guter Wechsel endet nicht am ersten Tag. In der ersten Woche tauchen oft kleine Dinge auf: Eine Leistungsdauer ist zu kurz, ein Preis wurde vergessen, eine Mitarbeiterin sieht einen Termin nicht oder eine Kundin nutzt noch den alten Link. Das ist kein Scheitern. Das ist normale Nacharbeit.

Schauen Sie nach einigen Tagen in Ihre meistgebuchten Leistungen. Stimmen Dauer und Preis? Gibt es Leistungen, die Kundinnen online nicht finden? Sind die Teamzeiten korrekt, auch für Teilzeit, Urlaub und Samstagsdienste? Gerade in deutschen Salons mit wechselnden Arbeitszeiten lohnt sich diese Kontrolle.

Wenn Sie Agendessa nutzen, können Sie Kundinnen, Leistungen, Team und zukünftige Termine auch als Datei senden. Das Team importiert sie kostenlos. Daten werden auf Servern in der Europäischen Union gespeichert. Unabhängig vom System gilt: Prüfen Sie beim Wechsel immer, welche personenbezogenen Daten Sie übernehmen, wer Zugriff hat und ob Ihre Datenschutzhinweise aktuell sind. In Deutschland sind DSGVO und die zuständigen Datenschutzbehörden ein fester Teil der Salonrealität.

• In der ersten Woche täglich kurz prüfen
• Falsche Dauer oder Preise sofort korrigieren
• Kundinnen freundlich auf den neuen Link hinweisen
• Datenschutzhinweise und Zugriffsrechte kontrollieren
• Nach zwei Wochen eine kurze Teamrunde machen

Häufige Fragen

← Alle Artikel